Organización de Eventos

Este comité es aquel que se encarga de establecer un contacto con los exponentes, los relatores, los conferencistas y los participantes de mesa redonda, además debe coordinar a recepción de discursos, conferencias, conclusiones, etc. y por ultimo deberá coordinar con el subcomité de recepción y alojamiento todos los detalles de desplazamiento y la duración de los conferencistas.

 

 

 

Es aquel que tiene mayor influencia porque proyecta la imagen positiva del evento y tiene a cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.

 

 

Para planificar un evento hay que tener presente los siguienetes aspectos:

 

Hay que determinar los propósitos que se quieren realizar para planificar un evento tanto sea los objetivos generales o específicos.

 

 

 

Luego de tener los objetivos establecidos se debe definir un programa académico con el cual se logre cumplir el propósito definido. Es necesario instaurar también en esta fase, las posibles actividades sociales y culturales que serán realizadas.

 

Para determinar el tiempo que se requiere y una fecha aproximada del evento se debe tomar en cuenta el programa académico y las actividades culturales. Se debe tener en cuenta los horarios protocolares según el evento son:

 

Almuerzo- 13.00- 13.15- 13.30 Hrs. No convendrá que dure más de 2.30 Hrs

Cóctel- 18.00- 18.30- 19.000- 19.30 hrs. No más de 2 Hrs.

Recepción: Los mismos horarios del cóctel, su diferencia radica en que además de los bocadillos se sirve un plato

Cena: 21.00- 21.30 Hrs. Puede durar 2 o 3 Hrs. 

 

Antes de seleccionar el sitio de reuniones es indispensable hacer un análisis de los posibles asistentes. Siempre habrá que fijar un tope máximo de participantes, Protocolarmente el invitado de mayor jerarquía se encuentra en el centro, seguido en orden de importancia de derecha a izquierda.

 

 

Es el costo total del evento y el valor de la inscripción se determina en base a los presupuestos realizados por los diferentes comités. El número de comités y  sus integrantes dependerá de la importancia del evento.

Organización del evento

 Promoción y Divulgación

    Inscripciones

El distintivo o escarapela debe tener el nombre completo de los asistentes, su procedencia y el cargo que tienen. A cada participante se le debe entregar una carpeta con toda la información  del evento, como por ejemplo programación académica y

Social, copia de las conferencias, tarjetas de invitación para las actividades sociales, etc. además se debe dejar una copia del recibo de inscripción el cual servirá para elaborar un listado de los participantes que asistieron al evento.

    Recepción, alojamiento e información

Por lo general la secretaria es la encargada de hacer las reservaciones hoteleras, mientras van llegando las confirmaciones de los asistentes, es importante reservar con anterioridad para no tener dificultades con el alojamiento.

Los integrantes del comité son los que se encargaran de la recepción de los asistentes, confirmando fecha y hora de llegada. Conociendo los datos de alojamiento para poder coordinar las ubicaciones en los respectivos hoteles con el subcomité de transporte.

Es el responsable de coordinar el traslado de los asistentes, funcionarios y personal que forma parte del evento. Debe anticipar la contratación de vehículos para el transporte individual para asuntos relacionados con la organización y coordinación del evento y transporte colectivo para los asistentes.

    Actos Sociales

Es aquel que se encarga de la coordinación del programa social. Estos eventos incluyen actos de instalación y clausuras. Los eventos sociales deben tener el máximo de atención por lo cual cada uno de ellos debe elaborar un respectivo menú, contratar un personaje de animación según el caso y mantenerse siempre en contacto con los demás subcomités.

    Protocolo  

Se cuida la elaboración anticipada de la lista de invitado especial y por hacerles llegar todo los documentos necesarios del evento. Es quien organiza la mesa principal, la ubicación de los asistentes y la colocación de sus nombres para cada uno de los eventos está preocupado de las banderas, himnos y elementos decorativos y se responsabiliza además de enviar las invitaciones a las autoridades civiles y de la iglesia. 

    Secretaría del evento