Al momento de organizar un viaje los criterios a considerar son:
- Planificación
¿Qué es?
La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos. Este proceso exige respetar una serie de pasos que se fijan en un primer momento, para lo cual emplean diferentes herramientas y expresiones.
Tips
1.- Elige un destino y no lo cambies.
2.- Arma el presupuesto.
3.- Lleva equipaje prudente.
4.- Hacer la reserva con anticipación.
5.- Viajar en temporada bajar.
Cosas a evitar
1.- Evitar salir atrasada al lugar donde se encuentre el transporte a utilizar.
2.-No cambiar el destino del viaje a último momento.
3.- Evitar tener una guía de viaje de años anteriores.
Problemas Frecuentes
1.- Cambiar las condiciones del viaje.
2.- No indicar alergias, enfermedades, entre otras.
3.-Agregar más personas de las que se debe en el viaje.
Ejemplo
* Una persona desea viajar a Miami en Agosto del 2015 y para esto comienza a informarse sobre los horarios de los vuelos, averigua sobre el costo de este y realiza el presupuesto. Teniendo en cuenta eso, lo siguiente que realiza es hacer la reserva con anticipación y buscar los sitios más interesantes de ese lugar.
- Tipos de Viaje
¿Qué son?
a) Viajes Rutinarios: Son aquellos que están programados y que se realizan cada cierto tiempo.
b) Viajes de Negocios: Es aquel que se desarrolla con objeto o fin de llevar a cabo un negocio o un acuerdo comercial, suelen ser cortos e intensos. Tienen todas las ocupaciones de un viaje normal y se les suman las propias del trabajo, se desarrolla entre empresas por lo general.
c) Viajes de Masas: Es aquel que se realiza masivamente por todo tipo de personas, sin importar su nivel económico, es el más convencional, pasivo y estacional. Es normalmente menos exigente y especializado.
d) Viaje Individual: Es aquel cuyo programa de actividades e itinerario son decididos por los viajeros sin intervención de operadores turísticos.
Tips
1.-Mantener contacto con las personas que van a viajar.
2.-Considerar si alguien tiene alguna enfermedad.
3.-Tener claros los objetivos del viaje.
4.-Tener copia de los documentos a utilizar.
5.-No bajarse del viaje en último momento.
Cosas a evitar
1.-Intentar no viajar en las fechas clave de los periodos vacacionales típicos.
2.-Evitar viajar en estado de ebriedad.
3.-Evitar llevar personas de tercera edad que no aguanten el viaje.
Problemas Frecuentes
1.-Sumar personas al viaje descordinando la planificación.
2.-Hacer muchas paradas haciendo que se retrase el viaje.
3.-No tener seguros de viaje, salud, etc.
Ejemplo
*Una persona viaja al norte con su grupo de amigas, el día del viaje conoce a más personas en el aeropuerto sumándose al viaje descordinando todo lo planificado, pudiendo no haber disponibilidad de reservas para todos.
- Documentación
¿Qué es?
Son conjunto de papeles legales que sirven a la hora de realizar un viaje, como por ejemplo pasaporte, cédula de Identidad, visa, permiso notarial para los menores de edad y los papeles de chequeo médico.
Tips
1.-Todos los documentos deben estar firmados.
2.-No tener los documentos vencidos.
3.-Tener el permiso de los padres si es menor de edad para viajar.
4.-Llevar todos los documentos que se necesitan.
5.-Tener copia de todos los documentos.
Cosas a evitar
1.- No tener los documentos al día.
2.-No acordarse donde están los documentos.
3.-Tener los documentos con firmas falsificadas
Problemas Frecuentes
1.-No tener copia de todos los documentos.
2.-Que se extravíen los documentos y no se pueda sacar copia.
3.-No tener los documentos ordenados.
Ejemplo
*Una persona quiere viajar con su hijo a Brasil y al momento de estar en el aeropuerto le piden pasaporte y permiso notarial del menor y ella no lo tiene debido a que se le extravió haciendo que no puedan viajar.
- Reservas
¿Qué es?
Es el conjunto de cosas que se reservan para otro momento en que se necesiten o para cierta circunstancia adecuada o especial, tomando con anticipación una hora, lugar o algún servicio en que uno esté interesado al momento de viajar.
Tips
1.-Llamar con anticipación para reservar algún lugar.
2.-Verificar las situaciones especiales de la reserva.
3.-Confirmar en una agencia que el lugar de la reserva existe.
4.-Verificar que la reserva se realizo y está confirmada.
5.-Tener respaldo de la documentación donde se hizo la reserva.
Cosas a evitar
1.- Evitar pagar la reserva completa.
2.-Evitar cambiar la reserva en último momento.
3.- No confirmar el día de llegada.
Problemas Frecuentes
1.- Que la empresa no exista.
2.-Que la reserva que se hizo para viajar no esté registrada en sistema.
3.-Que se quede sin su reserva cuando llega al lugar donde la hizo.
Ejemplo
*Una persona viaja a Londres sin reservar con anticipación y al llegar allá se da cuenta que no hay ningún lugar donde se pueda alojar.
- Itinerario
¿Qué es?
Es una agenda de viaje, donde se describe una ruta de camino o algún recorrido el cual está previsto el registro.
Tips
1.-Que el itinerario contenga un mapa.
2.- Que todos los pasajeros tengan su itinerario.
3.-Dejar registrada las paradas que se harán.
4.-Que el itinerario no sea estrecho.
5.-Que en el itinerario este anotado con quien se tiene que hablar en caso de que falte la persona adecuada.
Cosas a evitar
1.-Que se pase a llevar las horas que uno ha registrado.
2.-Que la fuente no sea confiable.
3.-Que el itinerario no se lleve o se pierda.
Problemas Frecuentes
1.- Que se pierda el registro del viaje.
2.- Que no tenga considerados los imprevistos.
3.-Que estén muy apretados los horarios unos con otro.
Ejemplo
*María al armar el itinerario lo armó tan mal que durante nuestro viaje nos quedamos sin conocer los lugares más importantes de la ciudad.
- Medidas de Seguridad
¿Qué es?
Son normas para guardar la salud de las personas y así evitar accidentes.
Tips
1.-No abandone su equipaje para evitar extravíos o robos.
2.-Evite viajar de noche.
3.-Procure viajar acompañado.
4.-Manténga una ventilación agradable, esto evitara mareos, dolores de estomago.
5.-No compre o venda monedas extranjeras fuera de casas de cambios o bancos.
Cosas a evitar
1.-Nunca dé aventón a personas desconocidas.
2.-Nunca mencione la cantidad de dinero con la que cuenta para realizar su viaje.
3.-Manténgase alerta, si siente que alguien lo sigue, infórmelo a un policía.
Problemas Frecuentes
1.- Usar Teléfono mientras se conduce.
2.- No usar cinturón de seguridad.
3.- Exhibir dinero con personas desconocidas en público.
Ejemplo
*Luisa viajó después de un largo y agotador día de trabajo, ella no había descansado nada, pero aún así decidió conducir al norte lo que causó un gran accidente poniendo en riesgo su salud y la de los demás conductores, por no haber descansado las horas mínimas para enfrentar un viaje.
- Viáticos
¿Qué es?
Es la cantidad de dinero que se le entrega a un trabajador para efectuar trabajos en comisión fuera de sus plazas de asignación.
Tips
1.- Anotar en que se ha gastado el dinero.
2.-Confirmar que el viático asignado corresponda realmente al costo de los servicios e insumos que se utilizarán.
3.- Es bueno conocer desde el primero momento, qué no entra en gastos laborales.
4.-Siempre es mejor que sobre un poco de dinero a que falte.
5.-Saber qué procedimientos tiene la empresa para rembolsar en el caso que se haya gastado dinero de recursos propios.
Cosas a evitar
1.-Evitar la realizar invitaciones si la empresa no lo ha contemplado.
2.-Evitar ahorrar el dinero e ir a lugares muy económicos.
3.-Evitar que le paguen el viatico después del viaje.
Problemas Frecuentes
1.-Tener una reserva en un lugar muy caro que no cubre la empresa y los empleados tienen que pagar el costo sobrante.
2.-Empleados Poco honestos que abusen de los viajes.
3.-No anotar en que se ha gastado el dinero y que luego falte dinero.
Ejemplo
*El Jefe de Andrea le pidió que viajará a Iquique a una reunión de trabajo, a ella se le asignan $230.000 de viático y al finalizar la reunión debe dar cuenta de en que ha gastado el dinero dado. Andrea olvidó anotar los gastos y al momento de rendir cuentas ella no supo que decir.
- Servicios
¿Qué son?
Los servicios relacionados con los viajes son prestaciones en beneficio a las personas prestados por hoteles y restaurantes, ya sean en transporte, alojamiento o comida.
Tips
1.-Tener conocimiento de cómo se paga el pasaje del transporte.
2.-Saber que el lugar en donde comerá tenga baños.
3.-Saber el horario de los servicios del hotel.
4.-Tener conocimiento del servicio en donde se hospedará.
5.-Que el servicio sea de calidad
Cosas a evitar
1.-Evitar no tener conocimiento de los servicios que el hotel presta.
2.-Que el servicio del baño no esté en buenas condiciones.
3.-No tener conocimiento si los hoteles tienen servicio a la habitación.
Problemas Frecuentes
1.-Que se ahorre el pago del hotel y que tenga un mal servicio.
2.-Que tengan problemas en el pago.
3.-Que tengan problemas con el personal del hotel.
Ejemplo
*Una persona al hospedarse en un hotel lo primero que hace es solucionar sus dudas sobre cómo funciona el hotel y los servicios que este presta, él decide quedarse en el hotel después de la buena respuesta que le entregan.